1. Contexte
Atalus, forte de ses 30 ans d’expertise dans le génie végétal et la construction de murs de soutènement végétalisables, gérait jusqu’alors l’intégralité de ses process internes avec… des classeurs papier.
Aucune gestion structurée des prospects, clients, fournisseurs ou chantiers : tout était dispersé, manuel, subjectif. C’était l’âge de la pierre… du moins organisationnelle.😊
👉 L’objectif : créer une base solide, fiable et accessible – une vraie colonne vertébrale digitale pour l’entreprise.
2. Enjeux de la mission
Plusieurs freins claquaient au quotidien :
- Absence de process : chaque demande, chaque dossier était traité de façon ad hoc.
- Temps perdu : recherche manuelle des documents, envoi d’offres laborieux.
- Manque de visibilité : pas de suivi clair, pas de traçabilité, pas de comparaison d’activité sur l’année.
🎯 Priorité ? Construire un CRM sur-mesure capable de centraliser :
- les prospects
- les clients
- les fournisseurs
- le suivi de fabrication et de chantier
- automatiser les envois de documentation technique pour gagner en efficacité.
3. Déroulement de la mission
3.1 Audit & cartographie
- On a d’abord disséqué l’activité : qui fait quoi, à quel moment.
- Identification des étapes clés : prospection, chiffrage, commande, livraison, suivi chantier.
3.2 Création du CRM Airtable
- Tableaux sur-mesure pour prospects, clients, produits, commandes, chantiers.
- Champs adaptés selon les besoins : contact, dates, produits choisis, etc.
3.3 Référentiel documentaire
- Rassemblement des fiches techniques et modes d’installation.
- Stockage sur un espace Drive accessible partout, facilement.
3.4 Automatisation avec Make + Mailjet
- Automatisation de l’envoi de documentation :
- L’équipe choisit le produit dans Airtable, ajoute un texte personnalisé.
- Le module Make récupère les données, envoie via Mailjet, sans traitement manuel.
- Envoi d’estimations/fiche technique directement depuis le CRM.
3.5 Formation & itérations
- Formation des équipes sur la prise en main du CRM.
- Premier mois de test avec retours terrain.
- Ajustements de fonctions : simplification des étapes, adaptation des vues, automatisation affinée.
4. Livrable & Résultats
Livrable
- CRM Airtable complet, structuré et accessible.
- Automatisations opérationnelles avec envois automatisés de documentation.
- Guide utilisateur + tutoriel pour les équipes.
Résultats concrets
- Traçabilité totale : chaque échange, chaque envoi, chaque avancée est now historisé.
- Gain de temps :
- Finis les dossiers papier, les pièces égarées et les relances manuelles.
- Estimations envoyées en quelques clics, sans ouvrir la boîte mail.
- Performance suivie : comparaison d’activité actuelle vs année précédente (volume, prospects, chantiers).
- Adoption complète : l’équipe Atalus utilise la solution quotidiennement avec satisfaction.
5. Enjeux futurs & perspectives
- Scalabilité : la solution est conçue pour évoluer. Connecteurs futurs avec ERP ou applications chantier ? Possible.
- Amélioration constante : statistiques sur la création d’un dashboard de pilotage.
- Optimisation de la relation client : envoi d’e-mails automatisés après chantier, enquêtes de satisfaction.
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