Récupération automatique des leads et relance CRM
Atalus

Contexte

Atalus, entreprise familiale spécialisée dans les solutions d’accès et de sécurisation, est présente sur plusieurs marketplaces B2B comme HelloPro et Bati Produit. L’entreprise reçoit chaque année près de 500 demandes entrantes via ces plateformes, émanant de professionnels du bâtiment, installateurs ou donneurs d’ordre, à la recherche de matériels spécifiques.

Jusqu’à récemment, toutes ces demandes étaient gérées de façon artisanale : centralisées dans la boîte mail du fondateur et stockées dans un dossier local sur son ordinateur. Aucun système de partage ni de traçabilité. Conséquence : en cas de surcharge ou de déplacement chantier (en France ou à l’international), certaines opportunités pouvaient passer à la trappe.

Enjeux de la mission

Un double objectif se dessine :

• Structurer les demandes entrantes pour les rendre accessibles à l’ensemble de l’équipe, notamment à la fille du fondateur, appelée à prendre le relais.
• Automatiser le suivi et les relances pour ne plus perdre de leads par manque de temps.

Mais derrière ces deux axes, un enjeu plus stratégique apparaît : identifier les canaux d’acquisition les plus rentables et mieux comprendre le profil des demandeurs (secteur, métier, niveau de qualification).

Déroulement de la mission

Centralisation des demandes

La première étape a consisté à créer une base CRM sur Airtable. Ce choix permet une interface visuelle simple, un accès multi-utilisateurs et une structuration sur mesure.

• HelloPro : les demandes ont été intégrées automatiquement à partir des fichiers XML fournis.
• Bati Produit : récupération des informations via parsing des mails automatiques reçus.

Toutes les données utiles sont extraites et injectées dans Airtable via des automatisations créées sur Make.com (anciennement Integromat) :

• Nom et prénom
• Coordonnées complètes
• Raison sociale
• Type de besoin
• Source (HelloPro, Bati Produit, site direct)

Suivi et relance automatisée

Une fois les demandes centralisées, nous avons conçu un système de suivi d’avancement de chaque dossier dans le CRM (devis envoyé, en attente, en relance, clos...).

Des maquettes ont été réalisées sous Adobe XD pour concevoir les templates mails, validés avec le client. Puis, grâce à Mailjet, des relances automatiques ont été mises en place selon des scénarios personnalisés (relance 3 jours, 10 jours, etc.)

Chaque mail est personnalisé avec le nom du contact, le rappel du besoin, et un lien direct vers le contact Atalus.

Livrables & Résultats

• Base CRM sur Airtable avec fiches de contacts structurées, mises à jour automatiquement.
• Scénarios de relance multi-templates déployés sur Mailjet.
• Tableaux de bord de suivi des demandes et de performance des canaux.

Ce que ça change au quotidien

• Fini les mails oubliés : chaque demande est tracée, historisée, relancée si besoin.
• Les relances, auparavant inexistantes faute de temps, sont maintenant systématiques.
• Le fondateur peut déléguer sereinement. Sa fille a accès à toutes les données clients en temps réel.
• Les erreurs de saisie ont disparu : toutes les infos sont pré-remplies automatiquement.

Résultats en chiffres

• +500 demandes intégrées/an automatiquement dans le CRM
• Taux de relance porté à 100 % sur les dossiers ouverts
• Délais de traitement réduits de plusieurs jours
• Visibilité en temps réel sur les sources d’acquisition et le ROI des marketplaces

Atalus a franchi un cap clé dans sa digitalisation, sans perdre son ADN artisanal. Une organisation plus fluide, plus fiable, pour une transmission réussie.