Mise en place d'un tableau de bord automatisé
Captain Prospect

1.Contexte :

Captain Prospect, c’est un acteur français en plein développement, expert dans la prospection externalisée. Chaque jour, ses opérateurs contactent des dizaines de prospects pour générer des leads qualifiés pour leurs clients. Mais en coulisse, le pilotage de l’activité se compliquait : les données étaient éparpillées entre plusieurs supports, les reporting dépendaient d’une saisie manuelle fastidieuse, et la direction manquait de visibilité sur les performances réelles.

Le défi : réunir toutes ces sources (Google Sheets, Excel, outils SaaS internes) dans un seul et unique tableau de bord. Un tableau capable de remonter les chiffres clés, suivre les rendez-vous, analyser les canaux de prospection, et anticiper les prochaines semaines d’activité. Tout ça, sans alourdir les process existants.

2.Enjeux : visibilité, performance, automatisation

Ce projet avait plusieurs objectifs clairs :

• Éviter les doubles (voire triples) saisies d’informations par les équipes
• Centraliser toutes les données de prospection, de production et de facturation
• Donner à la direction une vision claire de l’activité en temps réel
• Identifier les opportunités d’amélioration (canaux, clients, performances)
• Faciliter les prises de décisions stratégiques basées sur des données fiables

Et au cœur de cette démarche : un impératif de simplicité. L’outil final devait s’intégrer naturellement aux habitudes existantes, sans bouleverser l’écosystème déjà en place (Google Workspace).

3.Déroulé : un workflow agile construit avec Make et Looker Studio

Un connecteur entre les outils existants

Face à la diversité des sources et à la volonté du client de continuer à utiliser Google Sheets, nous avons opté pour une solution souple et automatisée via Make (ex-Integromat). Le rôle de ce workflow ? Agréger les données depuis :

• Des fichiers Excel locaux
• Des Google Sheets collaboratifs
• Un SaaS métier développé en interne

Le tout synchronisé automatiquement dans un Google Sheet unique — sans action manuelle de la part des équipes.

Un tableau de bord clair dans Looker Studio

Pour la visualisation, Looker Studio (anciennement Data Studio) s’est imposé naturellement. Pourquoi ? Il est gratuit, puissant, et parfaitement intégré à Google Workspace. Les données sont mises à jour en temps réel, et la direction accède en quelques clics à des vues précises :

• Chiffre d’affaires généré, par mois, par canal, par client
• Rendez-vous générés par opérateur et type de prestation
• Analyse des canaux de prospection les plus efficaces
• Évolution des clients fidèles et nouveaux entrants

Un suivi complet de l’activité, du lead à la facturation, accessible en un clin d’œil.

4.Résultats : un pilotage stratégique enfin possible

Le changement a été immédiat. Fini les copier-coller à rallonge. Fini les tableurs imbriqués. Aujourd’hui, chaque opérateur remplit son reporting d’un simple clic, et les données sont automatiquement envoyées à la direction.

Les bénéfices :

• Un gain de temps massif pour toutes les équipes — plus de ressaisie manuelle
• Une vision quotidienne de l’activité : rendez-vous générés, performances par canal
• Une remontée automatique de la facturation, cruciale pour le suivi client
• Des décisions stratégiques plus rapides, basées sur des données à jour

Et surtout, une direction satisfaite — capable désormais de suivre l’évolution de l’entreprise semaine après semaine, et d’identifier les points d’amélioration en temps réel.

Une base solide pour l’avenir

Ce tableau de bord n’est pas figé. Il évoluera avec les besoins de Captain Prospect : nouveaux indicateurs, intégration CRM, prévisionnel commercial… Les fondations sont là. Solides, automatisées, prêtes à accompagner la croissance.

En conclusion

Un bon tableau de bord, ce n’est pas juste des chiffres. C’est un outil vivant, qui éclaire la stratégie, soulage les équipes, et aligne tout le monde sur les bons objectifs. Et ça, Captain Prospect l’a bien compris.