Reporting mail automatisé
Captain Prospect

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Un accompagnement au top ! Maxime nous a aidé à complètement automatiser la gestion de nos dashboards clients liés à nos campagnes de prospection. Notre reporting est désormais clair, visuel à la fois pour nos clients et pour nos équipes et surtout 100 % automatisé. Un vrai gain de temps et d'efficacité. Merci Maxime !

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Florian-fernandez
Florian Fernandez
Customer Success Manager
@
Captain Prospect
Travailler ensemble
Secteur d’activité
Service aux entreprises
Date de la mission
10/2024

1. Contexte

Captain Prospect, agence spécialisée dans la prospection B2B automatisée, accompagne ses clients dans la génération de leads qualifiés via des campagnes d'emails ciblées. Chaque mois, ce sont plusieurs centaines de campagnes qui sont lancées pour le compte de dizaines de clients. Mais jusqu'à peu, aucun reporting automatisé n'était envoyé. Pas de chiffres, pas de bilans, pas de visibilité pour les clients sur les performances réelles des campagnes menées.

Objectif affiché : créer une solution d’envoi automatique, mensuel, de rapports personnalisés affichant les performances clefs de chaque client, sans intervention manuelle. Une mission claire, technique, et stratégique pour la fidélisation client.

2. Enjeux de la mission

Le défi principal ? Créer un template HTML d’email capable de résumer de manière claire, graphique et engageante l’ensemble des KPIs suivants :

  • Nombre d’emails envoyés
  • Taux d’ouverture
  • Taux de clic
  • Taux de réponse
  • Rendez-vous générés

Le tout en intégrant l’historique de chaque compte client, stocké sur le SaaS de l’agence (client.captain-prospect.fr), via une connexion à l’API du logiciel d’envoi SmartLeads.

Autres contraintes techniques :

  • L’envoi devait être mensuel, sans doublon ni relance inutile
  • Aucun mail ne devait être expédié si aucune campagne n’avait été activée sur les 30 derniers jours
  • Le design du template devait varier selon les performances pour le rendre plus engageant

3. Déroulement de la mission

On partait de zéro. Aucun système en place, aucune donnée préalablement exploitée, pas même un rapport type. Heureusement, le client est un partenaire historique : accès aux outils, transparence totale, et volonté de déléguer efficacement.

• Maquettage & Design

Le template a été pensé pour être lisible et visuel. On l’a d’abord maquetté sous Adobe XD, en y intégrant des blocs adaptables selon les données collectées : KPI, historique, segmentation. Une fois validé, il a été développé et intégré sur Mailjet, outil choisi pour sa fiabilité d’envoi et ses fonctionnalités d’automatisation avancées.

• Automatisation

Toute la logique d’automatisation a été déployée sur Mailtier. L’API de SmartLeads nous a permis de remonter toutes les données essentielles : emails envoyés, ouverts, cliqués, taux de réponse et rendez-vous pris. Ces données étaient croisées avec les informations stockées sur le SaaS Captain Prospect, permettant de restituer un historique de performance complet.

Un flux automatisé vérifiait chaque mois les activités passées : si aucune campagne active n'était détectée sur les 30 derniers jours, aucun mail n'était envoyé. Sinon, le bon template – adapté selon le niveau de performance – était déclenché.

4. Livrables & Résultats

En résultat ? Un mail envoyé chaque mois, personnalisé par client, synthétique et actionnable.

Voici un exemple réel de données pour une campagne client :

  • 3 920 emails envoyés
  • 39,9 % d’ouverture
  • 91,3 % de taux de clic (!)
  • 1,7 % de taux de réponse
  • 15 rendez-vous générés

En tout, plus de 37 000 leads contactés dans le cadre de ces campagnes, pour autant de chances créées. Les retours clients sont clairs : plus de transparence, plus de confiance, et une meilleure compréhension de la valeur ajoutée des campagnes.

Le livrable, c’était :

  • Un système d’automatisation fiable
  • Un template adaptatif
  • Des KPI clairs et comparables mois après mois
  • Un outil de suivi pérenne et professionnel

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